প্রটোকল শব্দটি সবার ঠোঁটে। অফিস কর্মীরা নিয়মিত মিটিং এর সময় এটি শুনতে পান, পুলিশ অফিসাররা তাদের পেশাগত ক্রিয়াকলাপে এটি ব্যবহার করেন এবং রাষ্ট্রপ্রধান এবং কূটনীতিকরা তার দ্বারা নির্দেশিত নিয়মগুলি মেনে চলতে বাধ্য হন। একটি প্রোটোকল কি? আমরা নীচে খুঁজে বের করব৷
প্রটোকলের অর্থ
অন্যান্য অনেক পদের মতো এই শব্দেরও বেশ কিছু অর্থ রয়েছে। এটি সমস্ত কার্যকলাপের ক্ষেত্রের উপর নির্ভর করে যেখানে পছন্দসই ধারণাটি প্রয়োগ করা হয়। সুতরাং, আসুন সবচেয়ে সাধারণ পরিস্থিতিতে দেখা যাক যখন এটি প্রটোকল সম্পর্কে কথা বলা প্রথাগত হয়৷
যখন ব্যবসার পরিবেশের কথা আসে, প্রোটোকল হল একটি নথি যা সংঘটিত ঘটনা বর্ণনা করে (সভা, মিটিং, পরিচালনা পর্ষদ, ইত্যাদি)।
আমরা ইতিমধ্যেই পুলিশ সম্পর্কে উপরে উল্লেখ করেছি, যারা প্রায়শই অনুরূপ নথি তৈরি করে। এই ক্ষেত্রে, একটি অপরাধ বা অপরাধের সত্যতা প্রতিষ্ঠা নিহিত।
আন্তর্জাতিক বিন্যাসে, প্রোটোকল হল নিয়মের একটি সেট যা সরকারি কর্মকর্তাদের পাশাপাশি কূটনৈতিক ব্যক্তিত্বদের মধ্যে আনুষ্ঠানিক বৈঠকের সময় অনুসরণ করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, প্রধানদের বৈঠকের একটি প্রটোকল আছেরাষ্ট্র বা রাষ্ট্রপতির সাথে দেখা করা।
তবে, এই নিবন্ধে আমরা ব্যবসায়িক প্রোটোকলের ধারণার উপর আলোকপাত করব।
মিটিং মিনিট
ব্যবসায়িক মিটিং হল একটি ব্যবসায়িক পরিবেশে সমস্ত প্রক্রিয়ার একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ৷ তারা আনুষ্ঠানিকভাবে স্থান নিতে পারে, অ্যাকাউন্টে নির্ধারিত সময় গ্রহণ এবং শুধুমাত্র অফিসে. অনানুষ্ঠানিক ব্যবসার তারিখগুলিও খুব জনপ্রিয়। দ্বিতীয় ক্ষেত্রে, আপনি কথোপকথনের প্রোটোকল নিশ্চিতকরণ ছাড়াই করতে পারেন। যদি মিটিংটি অফিসিয়াল হয়, তবে তা অবশ্যই সকল নিয়ম মেনে লিখিত হতে হবে।
মিনিটগুলি সচিব বা এই জাতীয় কর্তৃত্বসম্পন্ন অন্য ব্যক্তি দ্বারা সংরক্ষণ করা হয়। কথোপকথনের প্রবাহের সাথে তাল মিলিয়ে চলার জন্য, মিটিংয়ে আলোচনা করা হবে এমন সমস্যাগুলির একটি মোটামুটি তালিকা বের করার চেষ্টা করুন। এটি একটি ভয়েস রেকর্ডার রাখা দরকারী যাতে বিবরণ মিস না হয়, কারণ প্রোটোকল একটি ব্যবসা ইভেন্টের একটি খুব বিশদ বিবরণ।
যারা উপস্থিত এবং অনুপস্থিত তাদের নাম লিপিবদ্ধ করতে হবে। নিজের জন্য, আপনি মিটিংয়ে আসা প্রত্যেকের অবস্থান সম্পর্কে নোট তৈরি করতে পারেন যাতে ত্রুটি ছাড়াই নির্দিষ্ট শব্দের লেখকত্ব নির্দেশ করা যায়।
প্রতিটি সভার শুরুতে, প্রশ্নগুলি যে ক্রমানুসারে বিবেচনা করা হবে তা নির্ধারণ করা হয়, এটিকে মৌখিকভাবে লিখতে ভুলবেন না।
যদি মিটিংয়ে ভোট হয়, তাহলে তার ফলাফল নির্দেশ করুন (কতজন "পক্ষে" ভোট দিয়েছেন এবং কতজন "বিরুদ্ধে" ভোট দিয়েছেন)। সেক্ষেত্রে যখন মিটিংয়ে স্বল্প সংখ্যক উপস্থিত ছিলেন, আপনার কাছে যারা ভোট দিয়েছেন তাদের নাম এবং উপাধি চিহ্নিত করার সুযোগ রয়েছে৷
দেরি করবেন নাপিছনের বার্নারে প্রোটোকল ফাইল করা, কারণ এই সময়ের মধ্যে আপনি মিটিংয়ের বিবরণ ভুলে যেতে পারেন।
আলোচনার মিনিট
আলোচনাগুলি একটি নিয়মিত ব্যবসায়িক মিটিং থেকে আলাদা যে তারা সাধারণত একটি বা কয়েকটি বিষয় নিয়ে আলোচনা করে যা উভয় পক্ষের জন্য একটি বড় ভূমিকা পালন করে। এই ক্ষেত্রে, প্রোটোকল হল কথোপকথনের সমস্ত সূক্ষ্মতা এবং পক্ষগুলির প্রয়োজনীয়তাগুলি রেকর্ড করার একটি সুযোগ। বিবেচনাধীন সমস্যাটি সর্বদা প্রথম আলোচনার পরপরই সমাধান করা হয় না, তাই পরিচালক বা অন্যান্য কর্মচারীদের সময় এবং মিটিং সম্পর্কে সম্পূর্ণ তথ্য প্রয়োজন৷
আলোচনার প্রোটোকলটি যে কোনও ব্যবসায়িক নথির মতো একই নীতি অনুসারে তৈরি করা হয়।
এটি বর্ণিত ইভেন্টের তারিখ, নথি নম্বর এবং শিরোনামের সম্পূর্ণ সংস্করণ নির্দেশ করা প্রয়োজন। এটি একটি ভূমিকা দ্বারা অনুসরণ করা হয়, যা অগত্যা উপস্থিতদের তালিকা এবং আলোচনার জন্য প্রধান সমস্যাগুলি নির্দেশ করে৷
মূল অংশে, তথ্যগুলিকে সাধারণত তিনটি ভাগে ভাগ করা হয়: “শোনা”, “কথা বলা”, “সিদ্ধান্ত নেওয়া”। প্রোটোকলের পূর্ণ সংস্করণে, সমস্ত বক্তার শব্দগুলি মৌখিকভাবে উদ্ধৃত করা হয়৷ কিছু ক্ষেত্রে, প্রোটোকল থেকে একটি নির্যাসও জারি করা হয়, এটির একটি নির্দিষ্ট অংশের নকল করে৷
