নথি ব্যবস্থাপনা অফিসের কাজের একটি গুরুত্বপূর্ণ লিঙ্ক

2024 লেখক: Henry Conors | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2024-02-12 04:25

ওয়ার্কফ্লোকে সেই নিয়ম হিসাবে বোঝা যায় যার দ্বারা স্বাক্ষরিত সমাধানগুলি সংরক্ষণাগারে প্রাপ্তির মুহুর্ত থেকে একটি এন্টারপ্রাইজ বা প্রতিষ্ঠানের মধ্যে প্রচার করা হয়। এই ধারণার ভিত্তি হ'ল একটি নথির প্রাপ্তি, তার বিবেচনা, নির্বাহী সংস্থাগুলিতে স্থানান্তর, কার্যকর করার জন্য সাংগঠনিক ব্যবস্থা, শংসাপত্র, সম্পাদন, সঞ্চয়স্থান৷

এটি এমন একটি প্রক্রিয়া যা এই দৃষ্টান্তগুলির মাধ্যমে নথির নড়াচড়ার গতির সাথে সাথে নথির গতিবিধিকে বিবেচনা করে। নথি প্রবাহ হল এমন একটি প্রক্রিয়া যা প্রশাসনিক যন্ত্রের তথ্য ক্রিয়াকলাপের সাথে সম্পর্কযুক্ত হতে হবে, প্রতিটি পৃথক সিদ্ধান্তের নথিভুক্ত করে, সদ্য প্রাপ্ত নথি সংরক্ষণ করে৷

অনেক প্রশাসনিক যন্ত্রের কর্মকাণ্ডে বিপুল সংখ্যক ত্রুটি নথির চলাচলের দুর্বল সংগঠনের সাথে অবিকল যুক্ত। উদাহরণস্বরূপ, একটি ব্যবস্থাপনা সিদ্ধান্তের নথির প্রচলন প্রক্রিয়ায় তিনটি বাধ্যতামূলক উপাদান অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:

• সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য তথ্য সমর্থন (এর মধ্যে রয়েছে নির্ভরযোগ্য তথ্য,সিদ্ধান্তের সঠিকতা নিশ্চিত করা);
• নিয়ন্ত্রক নথি (নিয়ন্ত্রক নথি);

বাস্তবায়নের উপর নিয়ন্ত্রণ

উপরের উদাহরণ থেকে দেখা যায়, কর্মপ্রবাহ হল তথ্য সংগ্রহ যার ভিত্তিতে একটি প্রশাসনিক সিদ্ধান্ত জারি করা হবে; সিদ্ধান্তের প্রস্তুতি, সম্পাদনা, সমন্বয়, অনুমোদন পর্যন্ত খসড়া তৈরি করা। উপরের সমস্ত ধাপগুলির জন্য শুধুমাত্র এন্টারপ্রাইজের কাঠামোগত বিভাগের মধ্যেই নয়, টেকনিশিয়ান, বিশেষজ্ঞ, পরিচালক থেকে শুরু করে পারফরমারদের মধ্যেও নথির গতিবিধি প্রয়োজন। এই উদাহরণ থেকে উপসংহারটি নিম্নরূপ: নথির গতিবেগ যত বেশি হবে, প্রতিটি নির্দিষ্ট পর্যায়ে এটি কার্যকর করার গুণমান তত বেশি হবে, সামগ্রিকভাবে এন্টারপ্রাইজ পরিচালনার প্রক্রিয়া তত ভাল হবে।

এই শব্দটি 1920 এর দশকের প্রথম দিকে সাহিত্যে উপস্থিত হয়েছিল। তারপরে এটি বিশ্বাস করা হয়েছিল যে কার্যপ্রবাহ হল কাজের সংগঠন যা সামগ্রিকভাবে রাষ্ট্রযন্ত্রের যৌক্তিক নির্মাণের লক্ষ্যে, বিভিন্ন পারফর্মার এবং পরিষেবাগুলির মধ্যে দায়িত্বের বন্টন। 1931 সালে, ইনস্টিটিউট অফ ম্যানেজমেন্ট টেকনোলজি অফিসের কাজের সংস্থার অভিন্ন নীতিগুলি নিয়ন্ত্রণ করার প্রথম প্রচেষ্টা করে। নিয়মগুলি নির্ধারণ করা হয়েছিল যে অনুসারে নথি গ্রহণ এবং বিতরণ, কার্যকর করার নিয়ম এবং স্বাক্ষরের নিয়ন্ত্রণ করা উচিত। অর্থনৈতিক উন্নয়নের নিম্নলিখিত পর্যায়গুলি যেমন একটি ধারণার আইনী নিয়ন্ত্রণ পেয়েছেঅফিসের কাজ, যেখানে প্রধান জোর ছিল পৃথক প্রযুক্তিগত ক্রিয়াকলাপের উপর। নথি ব্যবস্থাপনা প্রোগ্রাম এই আইনী আইন দ্বারা উল্লেখ করা হয়নি, যদিও বাস্তবে এটি সব নথি আন্দোলন সংগঠিত নিচে নেমে আসে. 1974 সালে শুরু করে, প্রধান নথিতে স্বাক্ষর করা হয়েছিল যা নথি ব্যবস্থাপনার সম্পূর্ণ প্রক্রিয়াকে নিয়ন্ত্রণ করে, যা এখনও কার্যকর রয়েছে।

এই আইনের অংশটিকে "ইউনিফাইড স্টেট রেকর্ডস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম" (USSD) বলা হয়, যার অনুচ্ছেদগুলি নথিগুলির আন্দোলনের সংগঠন, তাদের প্রক্রিয়াকরণের প্রযুক্তিগত পদ্ধতি এবং প্রয়োগের নিয়মগুলির জন্য উত্সর্গীকৃত। এই সংগ্রহটি মৌলিক নিয়ম প্রণয়ন করে: "নথিপত্র প্রবাহ হল নূন্যতম সময় এবং শ্রমের খরচ সহ সংক্ষিপ্ততম পথ বরাবর একটি নথির কার্যক্ষম গতিবিধি।" শুধুমাত্র বাস্তবে অনুমোদিত নিয়ম প্রয়োগ করেই, কেউ দেশের জনসংখ্যার জীবনযাত্রার উন্নতি, রাষ্ট্রের অর্থনীতির বৃদ্ধির উপর নির্ভর করতে পারে।

এই লক্ষ্যগুলি অর্জনের জন্য, স্মার্ট, সুশৃঙ্খল, দায়িত্বশীল নেতাদের প্রয়োজন, যাদের জন্য USSD-এর উপর ভিত্তি করে একটি কর্মপ্রবাহ প্রবর্তন করা হবে সম্মান এবং বিবেকের বিষয়।