মিটিংয়ের কার্যবিবরণী একটি নথি যা এই ইভেন্টের সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্তকে প্রতিফলিত করে। এর ভুল খসড়া, অর্থ এবং সম্পাদন উভয় ক্ষেত্রেই, এটি মিটিংয়ে অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা প্রতিদ্বন্দ্বিতার কারণ হতে পারে। উপরন্তু, উৎপাদন সভার কার্যবিবরণীতে বিকৃত তথ্য থাকলে ভুল ব্যবস্থাপনার সিদ্ধান্ত নেওয়ার সম্ভাব্য বিপদ রয়েছে। সাধারণ সুপারিশগুলির একটি সেট আপনাকে এটি সঠিকভাবে সাজাতে সাহায্য করবে৷
এই নথির পাঠ্যে সাধারণত দুটি অংশ থাকে: পরিচায়ক এবং প্রধান। সভার কার্যবিবরণী (এর প্রথমার্ধ) ইভেন্টের প্রধান পরামিতিগুলির একটি বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করে: অবস্থান, পুরো নাম। সদস্য, চেয়ারম্যান ও সচিব। যখন উপস্থিতদের মধ্যে একজনের একটি বিশেষ মর্যাদা থাকে (আমন্ত্রিত, বিশেষজ্ঞ, পর্যবেক্ষক, ইত্যাদি), এটিও নথিতে উল্লেখ করা হয়। যদি মিটিংয়ে অনেক লোক উপস্থিত থাকে, তবে সভার কার্যবিবরণীতে তাদের সম্পর্কে ডেটা থাকতে পারেএকটি পৃথক শীট, যা নথির একটি অবিচ্ছেদ্য পরিশিষ্ট। পরিচায়ক বিভাগটি আলোচ্যসূচির সাথে শেষ হয়, যেখানে বিবেচনাধীন বিষয়গুলির একটি তালিকা রয়েছে৷ তাদের গুরুত্ব অনুসারে সাজানো বাঞ্ছনীয়, তবে অন্যান্য কারণ থাকতে পারে যা প্রশ্নের তালিকায় স্থানটিকে প্রভাবিত করে। উদাহরণস্বরূপ, আলোচ্যসূচির কাঠামো তার বিষয়গুলির অংশের যৌক্তিক সম্পর্ক বা ইভেন্টে অংশগ্রহণকারী ব্যক্তিদের কর্মসংস্থানের উপর নির্ভর করতে পারে। দস্তাবেজটি নিজেই সংস্থার লেটারহেডে আঁকা হয়েছে (এর বিভাগ), কখন মিটিং হয়েছিল তা অবশ্যই নির্দেশ করতে হবে৷
মূল অংশে মিটিংয়ের কার্যবিবরণী অবশ্যই সূচনা অংশের সাথে মিলতে হবে। বিশেষ করে, এর আইটেমগুলি এজেন্ডার মতো একই ক্রমে যেতে হবে। প্রতিটি এজেন্ডা আইটেমের তথ্য রেকর্ড করে এমন একটি পাঠ্য তৈরি করার অ্যালগরিদম নিম্নরূপ: "শোনা হয়েছে", "কথা হয়েছে", "সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে"। প্রোটোকলের এই অংশটি লেখার সময় প্রধান নিয়ম হল এটি যেন এক ধরনের প্রতিলিপিতে পরিণত না হয়।
বিশেষত, উপ-অনুচ্ছেদ "শোনা হয়েছে" বর্ণনা করে যে এই বিষয়ে প্রধান বক্তা কে ছিলেন, তিনি তার বক্তৃতার শেষে কী প্রস্তাব করেছিলেন। বক্তাদের মতে, তিনি কী প্রস্তাব করেছিলেন তাও নির্দেশিত হয়। সিদ্ধান্তটি বেশিরভাগ মিটিং অংশগ্রহণকারীদের চূড়ান্ত অবস্থান নির্ধারণ করে। যদি এটি ভোটের মাধ্যমে গৃহীত হয়, তবে কতজন এর পক্ষে ছিলেন, কতজন এর বিপক্ষে ছিলেন, সেইসাথে বিরত থাকার সংখ্যাও নির্দেশিত হয়। আলোচিত বিষয়গুলির গুরুত্বের উপর নির্ভর করে, পুরো নাম তালিকাভুক্ত করা যেতে পারে। যারা এক বা অন্য অবস্থান নিয়েছে।
সভার কার্যবিবরণী সচিব দ্বারা আঁকা হয়, নথিটি নিজেই নির্বাহক এবং সভার চেয়ারপারসন দ্বারা স্বাক্ষরিত হয়। এর সংকলনের তথ্যের উৎস হ'ল হাতে লেখা খসড়া, ভয়েস রেকর্ডার ব্যবহার করে রেকর্ডিং, প্রতিলিপি। যদি মিটিং চলাকালীন চিহ্নিত সমস্যাগুলির সমাধানের জন্য একজন উচ্চ কর্মকর্তার কর্তৃত্বের প্রয়োজন হয় যিনি সভায় অংশ নেননি, তাহলে এই প্রধানের সিদ্ধান্তের অনুমোদন অতিরিক্ত প্রদান করা যেতে পারে। একটি স্বাক্ষরিত এবং নিবন্ধিত প্রোটোকল একটি একক নথি হিসাবে বা নির্যাস হিসাবে এমন কর্মকর্তাদের কাছে পাঠানো যেতে পারে যারা শুধুমাত্র প্রশ্নের একটি অংশ দ্বারা আচ্ছাদিত।
